Presupuesto y subvenciones para la formación de empleados

La formación encaminada a la mejora de conocimientos y habilidades relacionados con el trabajo constituye un beneficio mutuo para el empleado y la empresa. Hoy en día, la formación más demandada es la relacionada con la transición digital, acorde con la revolución que se está produciendo en todas las áreas de nuestra vida personal y profesional. El método elegido principalmente es mediante formación en soporte digital, conocido como e-learning.

Más allá de que haya alguna solicitud concreta por parte de un empleado, es importante que la empresa diseñe un buen Plan de Formación para conseguir que sus trabajadores tengan las habilidades y conocimientos necesarios para que la organización sea competitiva, en el momento actual y en el futuro.  

La oferta abarca un amplio abanico de contenidos, así como de nivel de especialización. Desde microformaciones en temas muy específicos, hasta el nivel máster. 

¿Qué subvenciones pueden solicitarse?

La Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE), antiguamente conocida como Fundación Tripartita, otorga unos créditos de formación para favorecer que los trabajadores continúen formándose a lo largo de su carrera profesional. Estos créditos se traducen en bonificaciones que se hacen con cargo a la cuota de la Seguridad Social para la formación profesional, que se retiene mensualmente a los trabajadores. Dependiendo de los créditos que correspondan a cada empresa y lo que se haya consumido en el año, el presupuesto en formación puede variar considerablemente, llegando a cubrir por completo el monto económico, en ocasiones. 

Hay centros dedicados a ofrecer exclusivamente formación subvencionada para trabajadores, autónomos y desempleados. Es importante comunicar al personal las oportunidades que ofrecen estos centros. Con ello, el trabajador siente que la empresa se preocupa por su crecimiento y tiene la oportunidad de descubrir opciones que puede no haber pensado de antemano. 

Algunos organismos oficiales, como el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) o los grandes sindicatos de trabajadores, también disponen de formación gratuita para trabajadores en activo, además de autónomos y personas desempleadas. 

Numerosas consultoras de innovación, escuelas de negocio y universidades ponen a disposición de todos los públicos cursos gratuitos en plataformas de e-learning tipo Moodle, en las que se expide el correspondiente certificado de aptitud. Otras, ofrecen microformaciones gratuitas utilizando soportes virtuales como Youtube. A pesar de que lo importante es el conocimiento adquirido, todavía hay personas o empresas que priman que, una vez finalizada la formación, esta pueda acreditarse con un certificado.

Hace unos años algunas instituciones de formación pusieron en marcha lo que se conoce como MOOC, de las siglas Massive Open Online Course. Son plataformas con cientos de cursos gratuitos pero de mucho valor, ya que participaron en ellas algunas de las más importantes universidades y escuelas de negocio del mundo. Su propósito era llevar el conocimiento hasta el último rincón de la tierra. En la actualidad siguen existiendo muchas webs con esta finalidad, si bien han abierto la puerta a cobrar por algunos contenidos o por los títulos que se consiguen, ya que financiar cursos de calidad tiene un coste muy elevado. Una de las más importantes y de las primeras fue www.coursera.org, y en la web www.mooc.es pueden localizarse muchas más. 

¿Cómo elaborar un presupuesto para formación?

Habitualmente, se realiza una revisión de necesidades en los últimos meses del año fiscal (hay empresas cuya contabilidad no coincide con el año natural) para tener tiempo de calcular el presupuesto que va a ser necesario e incluirlo en el presupuesto general de la empresa del siguiente año. Los pasos a dar son los siguientes:

• Revisión de necesidades. En esta parte del proceso, el departamento encargado de la formación hablará con los diferentes responsables de área para conocer qué requiere su equipo para dar respuesta a las demandas internas y externas. Es importante reservar una parte del presupuesto para acciones ad hoc que no han podido ser previstas, ya que las necesidades de negocio cambian cada vez en plazos menores. 
• Evaluación de recursos internos para llevar a cabo la capacitación. Si ya hay personal cualificado para llevar a cabo la formación internamente, supondrá un menor coste directo. Este formato suele tener mejor valoración entre los empleados, ya que permite adaptar la formación a las necesidades específicas de los departamentos. 
• Solicitud de presupuestos a colaboradores externos. También es importante traer conocimiento de fuera de la organización, ya que permite obtener visiones adicionales y potencia la innovación. 
• Periodificar cuándo se va a llevar a cabo a lo largo de los 12 meses del año. Hay que informar y consensuar con los responsables de los diferentes departamentos que se vayan a ver afectados por la dedicación de tiempo de su gente para adaptar las cargas de trabajo. 
• Consultar los créditos de formación disponibles para la formación continua y tener en cuenta ese monto para el presupuesto. 
• Elaborar el presupuesto con el mayor detalle posible para su posterior control: por meses, tipo de formación, número de empleados implicado, etc. 
• Medir el impacto y retorno de la formación. Aunque ésta es una de las tareas más complicadas, por la dificultad en aislar los efectos de la formación, los departamentos de personas establecen sus propias métricas, que les sirven para decidir sobre la continuidad o no de sus planes de formación. 
   

Es clave considerar la formación como una inversión y no como un gasto. La empresa debe velar por la mejora y el mantenimiento de la competitividad y la productividad. La formación es una de las mejores herramientas para lograrlo. Aunque la formación no es igual de importante para todo el mundo, si es uno de los factores que impactan más en el engagement, junto a la calidad del liderazgo o el clima laboral, por ejemplo.