Digitalizar la pyme: ¿por dónde empiezo?

Transformación digital, dos palabras que arrojan más de 95 millones de resultados en el buscador más utilizado. La digitalización ha cambiado los hábitos de consumo de productos y servicios, de pago, de información y de relación social, entre otros. En este siglo ha comenzado un nuevo proceso de alfabetización, en esta ocasión, digital. Por todo ello, es el nuevo mantra en las empresas y la prioridad para la mayoría de ellas.

Aunque la automatización y el uso de herramientas digitales comenzó mucho tiempo atrás, el punto de inflexión se produjo con la irrupción de Internet, el almacenamiento de datos en remoto (en la nube) y la disminución del tamaño de los procesadores hasta mínimos insospechados. Esto permitió cambios tanto en hardware (teléfonos inteligentes, tablets, robots, etc.) como en software (RR.SS. online, aplicaciones para realizar diferentes tareas, entretenimiento, chatbots, IoT, etc.).

¿Afecta a cualquier tipo de empresa?

Al ser un proceso global y transversal, afecta a todas las organizaciones. Incluso a aquellos negocios en que una parte fundamental de la producción es artesanal o continúan con oficios tradicionales, los medios digitales les ayudan a dar a conocer sus productos y contar la historia que hay detrás de lo que se compra.

Del nivel de digitalización dependerá seguir siendo competitivos y más productivos.

Los procesos de digitalización deben ser a la medida: una empresa cuyo cliente es otra empresa (B2B), seguramente tendrá necesidades diferentes a otra cuyo cliente final es un particular (B2C). O una industria manufacturera de otra del sector de los servicios jurídicos, por ejemplo.

Algunas ventajas de la digitalización

Tener la posibilidad de hacer seguimiento de las preferencias de los consumidores a través del análisis de datos (horarios de compra más habituales, productos/servicios, opiniones, etc.).
Amplifica, a escala global, la visibilidad, la capacidad de darse a conocer más allá de los círculos habituales.
Puede aumentar la eficacia y la competitividad, cuando se aplica a procesos productivos.
Facilita el trabajo en equipo y la deslocalización de los empleados.

Pasos hacia la digitalización

La digitalización es un proceso sin fin, ya que van surgiendo innovaciones en el mercado tecnológico muy rápidamente que ofrecen nuevas ayudas que favorecen a las empresas. Hay que entrar en un proceso de mejora continua para que la PYME siga siendo competitiva.

Realizar un análisis de necesidades, de lo que ofrece el mercado y costes de implementación. Si el día a día no permite dedicarle esfuerzos a esta tarea, contratar a consultores externos puede ser una alternativa que convierta el gasto en una inversión de futuro.
Formar a los trabajadores para un uso eficaz de las herramientas digitales, para que éstas no supongan un estrés añadido y que se incorpore en sus hábitos diarios. Hay que tener en cuenta que la curva de aprendizaje tecnológico de cada uno es diferente, de cara a calcular los tiempos de adopción de las habilidades.
Incorporación del software/hardware apropiado según las necesidades. Uno de los más importantes está siendo el de análisis de datos (big data) que utiliza inteligencia artificial (los hay que no lo utilizan), para conocer mejor a los clientes. El otro imprescindible sería el de mensajería interna corporativa.
Incluir protocolos de ciberseguridad que minimicen el riesgo de ataques informáticos externos. Implementar diferentes niveles de acceso para los empleados, especialmente si los puestos están deslocalizados o se realiza teletrabajo.
Llevar a cabo un seguimiento continuo de cómo se está utilizando, problemas que puedan estar produciéndose, tanto por parte de los empleados como por los dispositivos/programas en sí mismos.
Medir antes y después de la implementación de cada paso. Los ítems a medir serán de diversa índole: productividad, satisfacción del personal, etc.