Técnica Pomodoro. Productividad en el teletrabajo

El aumento del trabajo en remoto, en el que es fácil caer en las distracciones propias del entorno familiar y cómo esto podría afectar a la productividad, ha venido preocupado a empresarios y directivos en los últimos tiempos. Hay técnicas sencillas de aplicar, aunque conllevan disciplina, para contrarrestar la tendencia a dispersarse y ser más eficaz. Una de ellas está despertando mucho interés entre los profesionales que teletrabajan: la Técnica Pomodoro.

En qué consiste

La Técnica Pomodoro es un sistema de gestión y organización del tiempo para aumentar la productividad en el que se alternan, de forma pautada, tiempos cortos de trabajo de gran intensidad seguidos de descansos. Lo más habitual son bloques de 25 minutos de foco en el trabajo con 5 minutos de descanso. Cuando se han completado 4 bloques de trabajo continuo, el descanso será de más tiempo, de 20-30 minutos, y así de forma cíclica.

A cada uno de los bloques de trabajo se le llama pomodoro, tomado del reloj temporizador con forma de tomate (En italiano, pomodoro), que se usa para cocinar. Este fue el que utilizó el creador del método, Francesco Cirillo, cuando lo inició en los años 80 mientras estudiaba en la universidad. Fue estimando el tiempo en el que una persona es capaz de estar concentrado sin distraerse, hasta establecer el método actual. Su eficacia reside en los descansos frecuentes, que despejan la mente, haciéndola más ágil y productiva en el bloque siguiente.

Como es inevitable que lleguen pensamientos de otras tareas o asuntos, éstos se van anotando en una hoja aparte para retomarlos después. Así se descarga la mente de tener ese pensamiento en segundo plano, esperando para ser atendido y no olvidarlo. Con las micro distracciones, como las diversas notificaciones del teléfono móvil, se reduce drásticamente la productividad porque hay que reenfocar el cerebro en la tarea de nuevo cada vez que se presta atención a una notificación.

Beneficios de aplicar este método

Entre los beneficios está el que se aplacen y programen para después las distracciones propias y de compañeros o familia mientras se está en un periodo pomodoro. También la satisfacción de ir acabando tareas, por la sensación de logro.

Escribir lo que se ha logrado durante el bloque productivo para visualizar los logros y también poder dar un informe a los superiores jerárquicos. Sirve también para programar tareas futuras con una mayor precisión.

Los descansos permiten despejar la mente y activar el cuerpo si se aprovecha para hacer algún estiramiento o ejercicio físico. Al final de la jornada, el cansancio será menor, especialmente el mental.

Evita la multitarea al secuenciar el trabajo y facilita la dedicación sabiendo que en breve habrá un descanso como recompensa por el esfuerzo de concentración.

Algunos consejos
  

• Hay que ser disciplinados y cumplir con los tiempos establecidos, incluidos los descansos.
• Si hay tareas pequeñas, se pueden agrupar para realizarlas en el mismo pomodoro.
• Cuando se anotan las tareas en una lista, ya sea en papel o en alguna aplicación del ordenador específica para ello, es muy gratificante y motivador irlas marcando como realizadas.
• Es mejor realizar seguidas las tareas relacionadas con un mismo proyecto.
• Aunque es una técnica individual, no de grupo, se puede llevar a cabo a pares, con una tarea u objetivo compartido.
    

En este artículo se ofrecen más consejos sobre cómo aumentar la productividad mientras se teletrabaja.

Hay otros métodos para mejorar la productividad como el de Ivy Lee, creado por él hace cien años, para focalizarse en lo prioritario y evitar la multitarea; el Sistema Getting Things Done de David Allen, que sugiere despejar la mente para focalizarse en la tarea presente; el método Eat that Frog, que aconseja hacer las tareas importantes primero; o el método Kanban, utilizado en la gestión de proyectos. De estos, y de algún otro más, hablaremos en otro artículo.

Para concluir, la del Pomodoro es una técnica de alto rendimiento a la que lleva un tiempo acostumbrarse. Hay quien la adapta a sus necesidades de tiempo, o bien realiza bloques más largos al principio de la jornada y más cortos al final, porque la fatiga mental limita la concentración. En cualquier caso, es interesante probar un tiempo, ver si se adapta a uno mismo y mejora su productividad.